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企业会议管理系统

威尔会议系统是威尔SCM企业一卡通系统中的一个子系统,也可以作为独立系统单独使用。

        威尔会议系统集管理与自动控制为一体,实现自动化会议管理。系统可以自动记录人员的签到,屏幕上可显示该卡所对应的姓名、照片、工作单位等资料,方便与会人员的出席签到、会议管理人员的统计和查询;为有效地掌握、管理与会人员出入和出席情况提供了轻松的解决方案。

        会议流程图


威尔会议系统建立在会议室管理的基础上,分为预约和签到两部分,支持常规会议、周期会议、临时会议等多种会议类型,支持软件预约、移动端预约和在线终端预约三种预约模式,并可选择将预约成功结果短信或邮件发送给与会人员,会议过程中支持直接签到统计,在会议室终端和管理平台均可实时查看人员的与会情况,以及会后的各种统计报表等。

        会议系统主界面



       系统主要功能

       1. 会议室管理:可自定义会议室名称,并进行增加、删除和修改操作??梢陨瓒ɑ嵋槭业氖褂檬倍?、使用权限,让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议,并以统计会议室的无效会议占用,会议的召开效率、会议室的使用率等。

       2. 快捷会议组:可快捷建立会议成员组,对于周期性会议尤为方便,无需每次都重新选择人员。

       3. 预约途径多样:可以软件预约、手持移动端预约,并支持会议终端在线预约。如当临近会议室是,可直接在会议终端上刷卡预约,更方便更快捷。

       4. 预约变更方便:操作员可以创建、撤销、恢复会议预定。系统管理员可以操作所有会议记录。

       5. 与会人快速调整:会议参与人员选择直观,操作简便,可快速调整与会人员。

       6. 预约结果直观显示:可以查询会议室的预定信息、并以横轴会议室、纵轴日历的方式直观展示出来。

       7. 会议类型多样:可以创建周循环会议、常规会议和临时会议,基本涵盖了大部门的会议类型。

       8. 不指定与会人:对于某些会议来讲,只需要部门派代表出席,无需预先指定与会人的,系统支持替签,同部门人员代替出勤,并可事后统计会议出勤率。

       9. 会议报表多样:可以汇总个人用户参加的会议和预定记录,会议出勤率,人员出勤率等。

       10. 多种通知方式:系统支持通过E-mail、手机短信等方式,对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。

       11. 追溯预约信息:可对系统操作日志进行管理,查询所选时间段内的操作日志;记录系统服 务的操作日志,会议状态、预约状态的操作和变化信息等。

       12. 终端会议显示:会议期间,会议终端可以显示当前会议室的会议内容,出勤人员与未出勤人员统计;非会议期间显示所有会议室的会议信息。并随时支持其他信息展示,如二维码等。

       13. 数据安全保障:可实现数据库的备份,可修改用户登陆密码。


门禁系统特点:

       
1. 会议门禁联动:有权参加会议的人访客打开会议室门禁,保持会议不受干扰;

       2. 预约一键操作:用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况,运用条件筛选等快捷搜索按钮,可定位出符合开会条件的会议室。

       3. 多种会议通知:会议审批时会将待审信息以短信、邮件、平台未读通知等方式推送到会议通知发送;审批通过后,会将会议通知按照申请时选择的通知渠道通知到各个与会人员。

       4. 与会情况显示:刷卡与会时,大屏直接投影显示最近的与会人员档案照片也个人信息。

       5. 灵活配置方式:用户可自定义会议室的资源及管理人员;系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式,针对不同的使用情景选择应用不同的会议类型。

       6. 自动签到统计:参会人员在会议智能终端上刷卡签到后,系统自动搜集、传送出勤数据,后台进行统计,形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。

       7. 实时监控提醒:系统实时展示会议签到状况,同时,在终端设备上及时展示未到人员及明细,包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等,方便用户及时与未到人员取得联系。
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